REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG DROGĄ ELEKTRONICZNĄ – EMAROX MAP

Data ostatniej aktualizacji: 27.09.2026

Dokumentem wiążącym prawnie jest wersja polska niniejszego Regulaminu. Tłumaczenie na język angielski ma charakter wyłącznie pomocniczy i informacyjny.

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu internetowego i oprogramowania Emarox Map (zwanego dalej "Serwisem" lub "Aplikacją").

Właścicielem i administratorem Serwisu jest firma: EMAROX Edyta Rzeszucińska (zwana dalej "Usługodawcą"), z siedzibą przy: ul. Józefa Czapskiego 16 lok. 1, 33-100 Tarnów NIP: 7372011311 osoba do kontaktu: Oskar Rzeszuciński.

Kontakt z Usługodawcą odbywa się drogą elektroniczną pod adresem e-mail: info@emarox.com

Serwis jest narzędziem specjalistycznym typu SaaS (Software as a Service) przeznaczonym dla przedsiębiorców z branży transportowej (B2B), w szczególności dla przewoźników realizujących transport pojazdami lekkimi o Dopuszczalnej Masie Całkowitej (DMC) do 3,5 tony oraz pojazdami ciężarowymi i zestawami pojazdów (DMC powyżej 3,5 t, w tym pojazdy kategorii HGV/TIR).

II. WYMAGANIA TECHNICZNE

Do korzystania z Serwisu niezbędne jest posiadanie urządzenia końcowego z dostępem do sieci Internet.
Wymagane jest posiadanie aktualnej przeglądarki internetowej (zalecane: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Edge) z włączoną obsługą plików Cookies oraz JavaScript.
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe działanie Serwisu wynikające z niespełnienia wymogów technicznych przez sprzęt Użytkownika.

III. RODZAJ I ZAKRES USŁUG

Serwis oferuje funkcjonalności wspierające procesy logistyczne, w tym m.in.:

Planowanie tras drogowych na terenie Europy.
Szacunkową kalkulację kosztów (paliwo, opłaty drogowe, marże).
Weryfikację wymaganych dokumentów transportowych dla poszczególnych krajów (Baza Wiedzy).
Narzędzia pomocnicze (Kalkulator walut, Planer załadunku 3D, Kalkulator Prosty, Tłumacz).
Moduł AI Scanner umożliwiający automatyczne wyodrębnianie danych logistycznych z wklejonych wiadomości e-mail lub zleceń transportowych.
Moduł Tachograf umożliwiający wygenerowanie orientacyjnego harmonogramu jazdy, przerw i odpoczynków kierowcy zgodnie z ogólnymi zasadami Rozporządzenia (WE) 561/2006.
Moduł Trust Hub stanowiący wspólną bazę danych zweryfikowanych przewoźników i klientów, dostępną dla użytkowników w ramach tej samej licencji firmowej.
Moduł EMAROX PROFIT umożliwiający prowadzenie rejestru zrealizowanych zleceń transportowych, katalogu klientów i floty pojazdów, przechowywanie plików zleceń, a także szacunkową analizę rentowności zleceń, relacji, klientów i pojazdów wraz z generowaniem zestawień w formacie PDF. Dane wprowadzone w tym module są wspólne dla wszystkich użytkowników działających w ramach tej samej licencji firmowej.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do modyfikacji funkcjonalności serwisu oraz czasowych przerw technicznych w celu aktualizacji danych lub konserwacji systemu.

IV. WYŁĄCZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI

Charakter Informacyjny: Użytkownik przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że wszelkie dane prezentowane w Serwisie (w tym koszty opłat drogowych, ceny paliw, listy dokumentów, wytyczone trasy) mają charakter wyłącznie szacunkowy i pomocniczy.

Brak Odpowiedzialności za Sankcje: Usługodawca dokłada należytej staranności, aby dane były aktualne, jednak nie ponosi odpowiedzialności za:

Mandaty karne, grzywny administracyjne lub inne sankcje nałożone na Użytkownika lub jego kierowców przez organy kontrolne (np. ITD, BAG/BALM, Policja).
Szkody wynikłe z niedokładności map zewnętrznych dostawców.
Brak posiadania przez kierowcę dokumentów wymaganych lokalnym prawem, nawet jeśli Serwis nie wyświetlił powiadomienia o ich wymagalności.

Decyzja Kierowcy: Ostateczna decyzja o wyborze trasy, zakupie winiet oraz weryfikacji przepisów spoczywa zawsze na Użytkowniku i kierowcy. Aplikacja nie zwalnia z obowiązku znajomości przepisów ruchu drogowego (w tym Pakietu Mobilności).

Tachograf — Charakter Informacyjny: Funkcja "Tachograf" generuje harmonogram jazdy, przerw i odpoczynków na podstawie danych trasy obliczonych przez Serwis oraz informacji podanych przez Użytkownika (w tym stanu kierowcy w chwili rozpoczęcia trasy i ewentualnych ręcznych korekt czasu poszczególnych postojów) i ogólnych zasad Rozporządzenia (WE) 561/2006 wraz ze zmianami wprowadzonymi Rozporządzeniem (UE) 2020/1054. Funkcja nie stanowi porady prawnej, nie jest oficjalnym zapisem tachografu i go nie zastępuje. Usługodawca nie gwarantuje, że wygenerowany harmonogram jest w każdym przypadku zgodny z aktualnie obowiązującymi przepisami krajowymi i unijnymi, w tym z lokalnymi wyjątkami i zwolnieniami (np. wyjątek rzemieślniczy, transport na potrzeby własne). Pełna odpowiedzialność za rzeczywiste przestrzeganie przepisów dot. czasu pracy, jazdy i odpoczynku kierowców — w tym za ostateczną ocenę, czy dana trasa podlega obowiązkowi stosowania Rozp. 561/2006 — spoczywa wyłącznie na Użytkowniku/przewoźniku.

EMAROX PROFIT — Charakter Szacunkowy i Brak Charakteru Księgowego: Moduł EMAROX PROFIT jest narzędziem wyłącznie pomocniczym i zarządczym. Prezentowane w nim przychody, koszty, marże i wnioski analityczne mają charakter szacunkowy i opierają się na danych wprowadzonych przez Użytkownika oraz na orientacyjnych stawkach paliwa, opłat drogowych i kursach walut zapisanych w Serwisie w chwili zapisu zlecenia. Moduł nie stanowi księgi rachunkowej, ewidencji podatkowej ani dokumentu księgowego w rozumieniu ustawy o rachunkowości i przepisów podatkowych, nie zastępuje ksiąg prowadzonych przez Użytkownika lub jego biuro rachunkowe i nie może stanowić wyłącznej podstawy rozliczeń podatkowych ani rozliczeń z kontrahentami lub kierowcami. Wygenerowane zestawienia i pliki PDF mają charakter informacyjny.

EMAROX PROFIT — Analiza i Rekomendacje: Funkcja „ANALIZA” generuje wnioski i sugestie (w tym proponowane stawki minimalne) na podstawie stałych reguł obliczeniowych zastosowanych do danych Użytkownika. Nie stanowi ona porady gospodarczej, finansowej, podatkowej ani prawnej, nie uwzględnia indywidualnej sytuacji przedsiębiorstwa i nie może być jedyną podstawą decyzji handlowych. Kwoty oznaczone jako szacunkowe nie sumują się i nie stanowią gwarantowanego potencjału oszczędności. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za decyzje handlowe podjęte na podstawie wyników modułu.

EMAROX PROFIT — Odpowiedzialność za Dane: Za poprawność, kompletność i aktualność danych wprowadzonych do modułu (w tym stawek, kilometrów, przypisania pojazdów i kierowców oraz parametrów floty) odpowiada wyłącznie Użytkownik. Usługodawca nie weryfikuje tych danych. Zlecenie zapisane w rejestrze przechowuje zamrożoną kopię parametrów użytych do wyliczenia — późniejsza aktualizacja cen paliwa lub kursów walut w Serwisie celowo nie zmienia wyników zamkniętych okresów.

EMAROX PROFIT — Zakres i Cel Wprowadzanych Danych: Serwis jest narzędziem, w którym to Użytkownik samodzielnie decyduje, jakie dane, w jakim zakresie i w jakim celu wprowadza — dotyczy to w szczególności danych osób trzecich (imion i nazwisk kierowców, danych osób kontaktowych u kontrahentów) oraz treści dokumentów zlecenia. Usługodawca nie narzuca zakresu tych danych, nie moderuje ich, nie weryfikuje ich prawdziwości ani legalności i nie ma obowiązku ich kontrolowania. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za dane wprowadzone przez Użytkownika do modułu EMAROX PROFIT, w szczególności za ich nadmiarowy zakres, brak podstawy prawnej przetwarzania, niedopełnienie obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane dotyczą, ani za naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa lub zobowiązań umownych Użytkownika wobec jego kontrahentów. Jeżeli wobec Usługodawcy zostaną skierowane roszczenia osób trzecich wynikające z danych wprowadzonych przez Użytkownika, Użytkownik zobowiązuje się zwolnić Usługodawcę z odpowiedzialności i pokryć uzasadnione koszty obrony.

EMAROX PROFIT — Brak Gwarancji wobec Osób Trzecich (Zestawienia, Pulpit, Pliki PDF): Widoki modułu (w tym pulpit „Przegląd”, tabele, wykresy, okno analizy) oraz eksporty do plików PDF prezentują wyłącznie dane wprowadzone przez Użytkownika lub przez innych użytkowników działających w ramach jego licencji firmowej. Dane te mogą być w Serwisie w każdej chwili dodane, zmienione lub usunięte przez uprawnionych użytkowników licencji, a Serwis nie prowadzi niezmiennego rejestru zmian uniemożliwiającego ich modyfikację. W konsekwencji:

Usługodawca nie gwarantuje, że prezentowane wyniki odpowiadają rzeczywistemu stanowi faktycznemu lub finansowemu przedsiębiorstwa Użytkownika, i nie może tego zweryfikować.
Zestawienia, zrzuty ekranu i pliki PDF wygenerowane w module nie są dokumentem poświadczonym, zaudytowanym ani certyfikowanym przez Usługodawcę i nie stanowią dowodu prawdziwości przedstawionych w nich danych.
Okazanie przez Użytkownika takich zestawień osobom trzecim — w szczególności bankom, ubezpieczycielom, leasingodawcom, inwestorom, kontrahentom, biegłym lub organom — następuje wyłącznie na ryzyko i odpowiedzialność Użytkownika. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności wobec takich osób trzecich ani wobec Użytkownika za skutki oparcia się na tych danych, w tym za dane nieprawdziwe, niekompletne lub celowo zmanipulowane przez kogokolwiek mającego dostęp do licencji firmowej.
Niniejszy Regulamin nie tworzy jakichkolwiek praw ani roszczeń po stronie osób trzecich, które nie są stroną umowy z Usługodawcą.

AI Scanner — Bezpłatny Poziom Usługi Zewnętrznej: Moduł AI Scanner korzysta z bezpłatnego poziomu interfejsu Google Gemini. Zgodnie z warunkami dostawcy przesłana treść i pliki mogą być wykorzystywane przez Google do rozwoju jego produktów oraz weryfikowane przez ludzkich weryfikatorów, a dostawca zastrzega, by nie przekazywać do tego poziomu danych wrażliwych, poufnych ani osobowych. Decyzja o tym, jakie dokumenty i dane Użytkownik przekazuje do modułu, należy wyłącznie do Użytkownika, który ponosi za nią odpowiedzialność, w tym wobec swoich kontrahentów i kierowców. Szczegóły opisuje Polityka Prywatności.

Limit Odpowiedzialności (B2B): Całkowita odpowiedzialność Usługodawcy wobec Użytkownika, niezależnie od podstawy prawnej roszczenia, ograniczona jest do kwoty odpowiadającej wysokości opłat faktycznie zapłaconych przez Użytkownika w okresie 12 miesięcy poprzedzających powstanie roszczenia.

Formuła „As Is”: Usługa świadczona jest w formule „as is” (tak jak jest). Usługodawca nie udziela jakichkolwiek gwarancji, wyraźnych ani dorozumianych, w szczególności w zakresie nieprzerwanej dostępności, bezbłędnego działania, przydatności do określonego celu ani zgodności z indywidualnymi oczekiwaniami Użytkownika.

Wyłączenie Utraconych Korzyści: Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści, utratę zysków, utratę kontraktów, przestój w działalności gospodarczej, utratę danych, szkody pośrednie ani następcze, nawet jeśli możliwość ich powstania była przewidywalna.

Siła Wyższa i Awarie Infrastruktury: Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usługi spowodowane działaniem siły wyższej, awariami infrastruktury teleinformatycznej, cyberatakami, działaniem podmiotów trzecich, w tym dostawców usług mapowych, hostingowych, płatniczych lub operatorów sieci telekomunikacyjnych.

Dane Podmiotów Trzecich: Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za aktualność, kompletność ani prawidłowość danych pochodzących od podmiotów trzecich, w szczególności dostawców map, baz danych, systemów płatności oraz źródeł informacji transportowej.

Ograniczenie Czasu Roszczeń: Roszczenia Użytkownika wobec Usługodawcy przedawniają się z upływem 12 miesięcy od dnia powzięcia informacji o zdarzeniu stanowiącym podstawę roszczenia.

V. PŁATNOŚCI I LICENCJA WIELOSTANOWISKOWA

Model Sprzedaży: Usługa jest odpłatna. Sprzedaż odbywa się w modelu "Licencja na Firmę".

Zamówienie i Aktywacja:

Klient składa zamówienie na wybrany Pakiet za pośrednictwem operatora płatności Stripe. Złożenie zamówienia nie wymaga posiadania konta w Serwisie.
Po zaksięgowaniu pełnej płatności za zamówienie, a w przypadku Okresu Próbnego — z chwilą jego rozpoczęcia, Usługodawca automatycznie generuje unikalny Klucz Licencyjny i przesyła go na adres e-mail podany w zamówieniu (lub aktywuje dostęp administracyjny).
Konto w Serwisie zakłada się przy użyciu otrzymanego Klucza Licencyjnego.

Okres Próbny:

Usługodawca może udostępnić Klientowi bezpłatny Okres Próbny trwający 7 dni. Rozpoczęcie Okresu Próbnego wymaga podania karty płatniczej lub innej metody płatności obsługiwanej przez Stripe.
Po zakończeniu Okresu Próbnego subskrypcja automatycznie staje się płatna, a opłata za pierwszy okres rozliczeniowy jest pobierana z podanej metody płatności, chyba że Klient anuluje subskrypcję przed końcem Okresu Próbnego.
Okres Próbny przysługuje jednokrotnie — na jeden adres e-mail, jedną kartę płatniczą i jedno konto. Jeżeli podany adres e-mail lub karta płatnicza zostały już wcześniej wykorzystane do Okresu Próbnego, Okres Próbny nie przysługuje: subskrypcja staje się płatna od razu, a opłata jest pobierana w chwili złożenia zamówienia. Do czasu zaksięgowania tej płatności licencja jest aktywna przez 3 dni.

Okres Obowiązywania Licencji:

Okres obowiązywania licencji rozpoczyna się z dniem aktywacji licencji przez Usługodawcę po zaksięgowaniu pełnej płatności za zamówienie albo z dniem rozpoczęcia Okresu Próbnego, chyba że Strony uzgodnią inaczej. Data wystawienia faktury nie wpływa na początek biegu okresu licencji.
Po upływie opłaconego okresu licencji dostęp do Serwisu zostaje automatycznie zablokowany. Przedłużenie licencji następuje po opłaceniu kolejnego okresu licencyjnego.

Zmiana Cennika:

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany cennika Usługi.
O zmianie cennika obowiązującej dla danego Klienta Usługodawca poinformuje Klienta drogą mailową z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni przed terminem odnowienia licencji, którego zmiana dotyczy.
Nowy cennik obowiązuje Klienta wyłącznie od najbliższego odnowienia licencji następującego po upływie okresu powiadomienia; nie wpływa on na cenę już opłaconego, trwającego okresu licencyjnego.
Jeżeli Klient nie akceptuje nowej ceny, może zrezygnować z przedłużenia licencji przed terminem jej odnowienia, bez ponoszenia dodatkowych kosztów z tego tytułu.

Zasady Licencjonowania (Stanowiska):

Licencja upoważnia do utworzenia określonej w Pakiecie liczby kont użytkowników (tzw. Stanowisk).
Klucz Licencyjny jest przypisany do firmy Klienta.
Klient (Administrator) zarządza dostępem swoich pracowników, przydzielając im wolne stanowiska w ramach licencji.

Bezpieczeństwo i Zakaz Udostępniania:

Jedno stanowisko (konto) może być użytkowane wyłącznie przez jedną osobę fizyczną.
Zabrania się udostępniania danych logowania osobom trzecim spoza organizacji Klienta (tzw. Account Sharing).
W przypadku wykrycia naruszenia zasad licencji, Usługodawca ma prawo zablokować dostęp do Serwisu bez zwrotu środków.

Brak Zwrotów (Treści Cyfrowe B2B):

Dostarczany produkt jest treścią cyfrową niezapisaną na nośniku materialnym.
Z chwilą przesłania Klucza Licencyjnego lub aktywacji konta, usługa uznana jest za wykonaną. W relacjach między przedsiębiorcami (B2B) opłata subskrypcyjna nie podlega zwrotowi.

Wyłączenie Rękojmi (B2B): W relacjach z Użytkownikami będącymi przedsiębiorcami wyłącza się odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu rękojmi za wady w najszerszym dopuszczalnym przez prawo zakresie.

Aktualizacje: W okresie obowiązywania licencji Klient otrzymuje dostęp do aktualnej wersji oprogramowania oraz wszystkich aktualizacji udostępnionych w ramach posiadanego Pakietu.

VI. REKLAMACJE

Wszelkie reklamacje dotyczące działania Serwisu należy zgłaszać drogą mailową na adres: info@emarox.com
Zgłoszenie powinno zawierać dane identyfikacyjne Klienta (NIP, login) oraz opis problemu.
Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.
Usługodawca nie przewiduje zwrotów opłat za okresy rozliczeniowe, które już się rozpoczęły. Klient B2B nie jest konsumentem w rozumieniu prawa i nie przysługuje mu prawo do odstąpienia od umowy.

VII. PRAWA AUTORSKIE

Majątkowe prawa autorskie do Serwisu, w tym do kodu źródłowego, bazy wiedzy o dokumentach, szaty graficznej i logotypów przysługują wyłącznie Usługodawcy.
Kopiowanie, modyfikowanie lub rozpowszechnianie elementów Serwisu bez pisemnej zgody jest zabronione.

VIII. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH (RODO)

Administratorem danych osobowych podanych w celu realizacji zamówienia i świadczenia usługi jest Usługodawca.
Dane przetwarzane są w celu wykonania umowy, obsługi technicznej oraz wystawienia faktury VAT. Szczegółowe informacje zawarte są w Polityce Prywatności dostępnej na stronie.
Dane osób trzecich wprowadzane przez Użytkownika — w szczególności imiona i nazwiska kierowców, dane osób kontaktowych u klientów oraz treść dokumentów zlecenia wprowadzone do modułów EMAROX PROFIT, Trust Hub i AI Scanner — pozostają danymi, których administratorem jest Użytkownik. Usługodawca przetwarza je wyłącznie jako podmiot przetwarzający, na polecenie Użytkownika, w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi.
Użytkownik oświadcza, że posiada podstawę prawną do przetwarzania wprowadzanych danych osób trzecich i że zrealizował wobec tych osób obowiązek informacyjny. Usługodawca nie weryfikuje zakresu ani legalności danych wprowadzanych przez Użytkownika i nie ponosi za nie odpowiedzialności.
Na żądanie Użytkownika Usługodawca zawiera odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO). Wniosek należy kierować na adres info@emarox.com.

IX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. O istotnych zmianach Klienci zostaną powiadomieni mailowo z wyprzedzeniem.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego.
Sądem właściwym do rozstrzygania sporów wynikających z niniejszym Regulaminu jest sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy (Tarnów).

TERMS OF SERVICE FOR ELECTRONIC SERVICES – EMAROX MAP

Last updated: 27.09.2026

The Polish version of these Terms of Service is the legally binding document. This English translation is provided for informational and auxiliary purposes only.

I. GENERAL PROVISIONS

These Terms of Service define the rules for using the Emarox Map website and software (hereinafter referred to as the "Service" or "Application").

The owner and administrator of the Service is: EMAROX Edyta Rzeszucińska (hereinafter referred to as the "Service Provider"), registered at: ul. Józefa Czapskiego 16 lok. 1, 33-100 Tarnów, Poland NIP (VAT ID): 7372011311 contact person: Oskar Rzeszuciński.

Contact with the Service Provider is conducted electronically via e-mail: info@emarox.com

The Service is a specialized SaaS (Software as a Service) tool designed for transport industry entrepreneurs (B2B), particularly for carriers operating light commercial vehicles with a Gross Vehicle Weight (GVW) up to 3.5 tons, as well as heavy goods vehicles and vehicle combinations (GVW above 3.5 tons, including HGV/TIR category vehicles).

II. TECHNICAL REQUIREMENTS

A terminal device with Internet access is required to use the Service.
An up-to-date web browser (recommended: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Edge) with Cookies and JavaScript enabled is required.
The Service Provider is not responsible for any malfunction of the Service resulting from the User's equipment failing to meet technical requirements.

III. TYPE AND SCOPE OF SERVICES

The Service offers functionalities supporting logistical processes, including:

Road route planning across Europe.
Estimated cost calculation (fuel, tolls, margins).
Verification of required transport documents for individual countries (Knowledge Base).
Auxiliary tools (Currency converter, 3D load planner, Simple calculator, Translator).
AI Scanner module enabling automatic extraction of logistics data from pasted e-mail messages or transport orders.
Tachograph module enabling generation of an indicative driving, break, and rest schedule in line with the general rules of Regulation (EC) 561/2006.
Trust Hub module constituting a shared database of verified carriers and clients, accessible to users within the same company license.
EMAROX PROFIT module enabling the maintenance of a register of completed transport orders, a client directory and a vehicle fleet, the storage of order files, as well as an estimated profitability analysis of orders, lanes, clients and vehicles, including the generation of reports in PDF format. Data entered in this module is shared among all users operating under the same company licence.

The Service Provider reserves the right to modify service functionalities and conduct temporary technical breaks for data updates or system maintenance.

IV. DISCLAIMER OF LIABILITY

Informational Nature: The User acknowledges and accepts that all data presented in the Service (including toll costs, fuel prices, document lists, plotted routes) are purely estimative and auxiliary.

No Liability for Sanctions: The Service Provider makes every effort to ensure data is up to date, but is not liable for:

Traffic fines, administrative penalties, or other sanctions imposed on the User or their drivers by control authorities (e.g., ITD, BAG/BALM, Police).
Damages resulting from inaccuracies in external map providers.
Failure of a driver to possess documents required by local law, even if the Service did not display a notification of their requirement.

Driver's Decision: The final decision regarding route selection, vignette purchase, and regulatory compliance always rests with the User and the driver. The Application does not exempt from the obligation to know traffic regulations (including the Mobility Package).

Tachograph — Informational Nature: The "Tachograph" feature generates a driving, break, and rest schedule based on route data calculated by the Service and information provided by the User (including the driver's status at the start of the trip and any manual adjustments to individual pause durations) and the general rules of Regulation (EC) 561/2006 as amended by Regulation (EU) 2020/1054. The feature does not constitute legal advice, is not an official tachograph record, and does not replace one. The Service Provider does not guarantee that the generated schedule is compliant with currently applicable national and EU regulations in every case, including local exemptions and derogations (e.g. the craftsman's exemption, own-account transport). Full responsibility for actual compliance with driving-time and rest-time regulations — including the final assessment of whether a given route is subject to Reg. 561/2006 — rests solely with the User/carrier.

EMAROX PROFIT — Estimative Nature and Absence of Accounting Character: The EMAROX PROFIT module is an auxiliary management tool only. The revenues, costs, margins and analytical conclusions presented in it are estimates and are based on data entered by the User and on the indicative fuel prices, toll rates and exchange rates stored in the Service at the moment the order was saved. The module does not constitute accounting books, tax records or an accounting document within the meaning of the Accounting Act and tax regulations, does not replace the books kept by the User or their accounting office, and may not serve as the sole basis for tax settlements or settlements with contractors or drivers. Generated reports and PDF files are informational in nature.

EMAROX PROFIT — Analysis and Recommendations: The "ANALIZA" function generates conclusions and suggestions (including proposed minimum rates) by applying fixed calculation rules to the User's data. It does not constitute business, financial, tax or legal advice, does not take into account the individual situation of the enterprise, and may not be the sole basis for commercial decisions. Amounts marked as estimates do not add up and do not represent a guaranteed savings potential. The Service Provider is not liable for commercial decisions taken on the basis of the module's results.

EMAROX PROFIT — Responsibility for Data: The User alone is responsible for the correctness, completeness and currency of the data entered into the module (including rates, kilometres, the assignment of vehicles and drivers, and fleet parameters). The Service Provider does not verify this data. An order saved in the register stores a frozen copy of the parameters used for the calculation — a subsequent update of fuel prices or exchange rates in the Service deliberately does not change the results of closed periods.

EMAROX PROFIT — Scope and Purpose of the Data Entered: The Service is a tool in which the User alone decides what data, to what extent and for what purpose is entered — this applies in particular to third-party data (drivers' names, contact persons at business partners) and to the content of order documents. The Service Provider does not impose the scope of such data, does not moderate it, does not verify its truthfulness or lawfulness, and is under no obligation to monitor it. The Service Provider is not liable for data entered by the User into the EMAROX PROFIT module, in particular for its excessive scope, the absence of a legal basis for processing, failure to fulfil the information obligation towards data subjects, or breach of the User's trade secrets or contractual obligations towards their business partners. If third-party claims are brought against the Service Provider arising from data entered by the User, the User undertakes to hold the Service Provider harmless and to cover reasonable costs of defence.

EMAROX PROFIT — No Warranty Towards Third Parties (Reports, Dashboard, PDF Files): The module's views (including the "Przegląd" dashboard, tables, charts and the analysis window) and PDF exports present only data entered by the User or by other users operating under their company licence. Such data may be added, changed or deleted at any time by authorised users of the licence, and the Service does not maintain an immutable change log that would prevent modification. Consequently:

The Service Provider does not warrant that the results presented correspond to the actual factual or financial situation of the User's business, and is unable to verify this.
Reports, screenshots and PDF files generated in the module are not a certified, audited or attested document of the Service Provider and do not constitute evidence of the truthfulness of the data presented in them.
Presenting such reports by the User to third parties — in particular banks, insurers, lessors, investors, business partners, experts or public authorities — is done solely at the User's own risk and responsibility. The Service Provider is not liable towards such third parties or towards the User for the consequences of relying on this data, including data that is untrue, incomplete or deliberately manipulated by anyone with access to the company licence.
These Terms do not create any rights or claims for third parties who are not a party to the agreement with the Service Provider.

AI Scanner — Free Tier of an External Service: The AI Scanner module uses the free tier of the Google Gemini interface. Under the provider's terms, submitted content and files may be used by Google to develop its products and may be reviewed by human reviewers, and the provider instructs that sensitive, confidential or personal data should not be submitted to that tier. The decision as to which documents and data the User submits to the module rests solely with the User, who bears responsibility for it, including towards their business partners and drivers. Details are set out in the Privacy Policy.

Liability Limit (B2B): The Service Provider's total liability to the User, regardless of the legal basis of the claim, is limited to the amount of fees actually paid by the User in the 12 months preceding the claim.

"As Is" Formula: The Service is provided "as is". The Service Provider makes no warranties, whether express or implied, in particular regarding uninterrupted availability, error-free operation, fitness for a particular purpose or compliance with individual expectations of the User.

Exclusion of Lost Profits: The Service Provider shall not be liable for lost profits, loss of revenue, loss of contracts, business interruption, loss of data, indirect or consequential damages, even if the possibility of such damages was foreseeable.

Force Majeure and Infrastructure Failures: The Service Provider shall not be liable for the non-performance or improper performance of the Service caused by force majeure, IT infrastructure failures, cyber attacks, acts of third parties, including map providers, hosting providers, payment processors, or telecommunication network operators.

Third Party Data: The Service Provider shall not be liable for the timeliness, completeness or correctness of data originating from third parties, in particular map providers, databases, payment systems, and sources of transport information.

Limitation of Claims Time: The User's claims against the Service Provider shall expire 12 months from the date of obtaining information about the event constituting the basis of the claim.

V. PAYMENTS AND MULTI-SEAT LICENSE

Sales Model: The service is paid. Sales are conducted under the "Company License" model.

Ordering and Activation:

The Client places an order for a selected Package through the payment operator Stripe. Placing an order does not require an account in the Service.
Upon receipt of full payment for the order or, in the case of a Trial Period, as soon as it starts, the Service Provider automatically generates a unique License Key and sends it to the e-mail address given in the order (or activates administrative access).
An account in the Service is created with the License Key received.

Trial Period:

The Service Provider may offer the Client a free 7-day Trial Period. Starting a Trial Period requires a payment card or another payment method supported by Stripe.
When the Trial Period ends, the subscription automatically becomes paid and the fee for the first billing period is charged to the payment method provided, unless the Client cancels the subscription before the Trial Period ends.
A Trial Period is granted once — per e-mail address, per payment card and per account. If the e-mail address or payment card given has already been used for a Trial Period, no Trial Period is granted: the subscription becomes paid at once and the fee is charged when the order is placed. Until that payment is received, the license is active for 3 days.

License Term:

The license term begins on the date the Service Provider activates the license following receipt of full payment for the order, or on the day the Trial Period starts, unless the Parties agree otherwise. The invoice issue date has no effect on the start of the license term.
Upon expiry of the paid license term, access to the Service is automatically blocked. The license is renewed upon payment for the next license term.

Licensing Rules (Seats):

The license authorizes the creation of the number of user accounts (Seats) specified in the Package.
The License Key is assigned to the Client's company.
The Client (Administrator) manages employee access, assigning them available seats under the license.

Security and Non-Disclosure:

A single seat (account) may be used exclusively by one natural person.
Sharing login credentials with third parties outside the Client's organization (Account Sharing) is prohibited.
In case of a license breach detection, the Service Provider has the right to block access to the Service without refund.

No Refunds (B2B Digital Content):

The delivered product is digital content not recorded on a tangible medium.
Upon sending the License Key or account activation, the service is considered fulfilled. In B2B relationships, subscription fees are non-refundable.

Exclusion of Warranty (B2B): In relations with Users who are entrepreneurs, the Service Provider's liability under the warranty for defects is excluded to the fullest extent permitted by law.

Updates: During the license term, the Client receives access to the current version of the software and to all updates made available within the scope of the purchased Package.

VI. COMPLAINTS

Any complaints regarding the Service's operation should be reported via e-mail to: info@emarox.com
The report should include the Client's identification data (NIP, login) and a description of the issue.
The Service Provider will process the complaint within 14 days of receipt.

VII. COPYRIGHT

Proprietary copyrights to the Service, including source code, document knowledge base, graphic design, and logos, belong exclusively to the Service Provider.
Copying, modifying, or distributing elements of the Service without written consent is prohibited.

VIII. PERSONAL DATA PROTECTION (GDPR)

The Service Provider is the administrator of personal data provided for order fulfillment and service provision.
Data is processed for contract fulfillment, technical support, and VAT invoice issuance. Detailed information is included in the Privacy Policy available on the website.
Third-party data entered by the User — in particular drivers' names, contact persons at clients, and the content of order documents entered into the EMAROX PROFIT, Trust Hub and AI Scanner modules — remains data for which the User is the controller. The Service Provider processes it solely as a processor, on the User's instruction, to the extent necessary to provide the service.
The User declares that they have a legal basis to process the third-party data they enter and that they have fulfilled the information obligation towards those persons. The Service Provider does not verify the scope or lawfulness of the data entered by the User and bears no liability for it.
At the User's request, the Service Provider enters into a separate data processing agreement (Art. 28 GDPR). Requests should be sent to info@emarox.com.

IX. FINAL PROVISIONS

The Service Provider reserves the right to change the Terms of Service. Clients will be notified of significant changes via e-mail in advance.
For matters not covered by these Terms, the relevant provisions of Polish law apply.
The court competent to resolve disputes arising from these Terms is the court localized at the Service Provider's registered seat (Tarnów, Poland).