[PL] Polski [EN] English

POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU EMAROX MAP

Dokumentem wiążącym prawnie jest wersja polska niniejszej Polityki Prywatności. Tłumaczenie na język angielski ma charakter wyłącznie pomocniczy i informacyjny.

1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Państwa danych osobowych jest:
EMAROX Edyta Rzeszucińska
ul. Józefa Czapskiego 16 lok. 1, 33-100 Tarnów
NIP: 7372011311
E-mail: info@emarox.com (zwany dalej „Administratorem”).

2. ZAKRES I CEL PRZETWARZANIA DANYCH

Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników w następujących celach:

Świadczenie usług drogą elektroniczną (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO): W celu utworzenia i obsługi konta Użytkownika oraz zapewnienia dostępu do funkcjonalności aplikacji Emarox Map (w tym planowania tras i estymacji kosztów). Przetwarzane dane to m.in.: adres e-mail, dane logowania oraz parametry tras.
Realizacja obowiązków prawnych i podatkowych (Art. 6 ust. 1 lit. c RODO): W celu wystawiania faktur VAT oraz prowadzenia dokumentacji księgowej. Przetwarzane dane to m.in.: nazwa firmy, adres siedziby, numer NIP.
Prawnie uzasadniony interes Administratora (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO): W celu zabezpieczenia Serwisu przed nadużyciami, ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych oraz zapewnienia wsparcia technicznego.
Obsługa modułu AI Scanner (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO): W celu realizacji funkcji automatycznego wyodrębniania danych logistycznych, Użytkownik może wkleić do aplikacji treść wiadomości e-mail lub zlecenia transportowego. Treść ta jest przesyłana do zewnętrznego modelu językowego wyłącznie w celu wykonania tej funkcji i nie jest przez Administratora przechowywana w sposób trwały. Użytkownik jest odpowiedzialny za nieumieszczanie w module danych osobowych wykraczających poza niezbędne minimum.

3. ODBIORCY DANYCH (PODMIOTY PRZETWARZAJĄCE)

Dane osobowe Użytkowników mogą być powierzane podmiotom trzecim wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usługi. Należą do nich:

Stadia Maps (Stadia, Inc.): Zewnętrzny dostawca infrastruktury mapowej. Przeglądarka Użytkownika nawiązuje bezpośrednie połączenie z serwerami dostawcy w celu pobrania kafelków mapy, co wiąże się z transmisją adresu IP.
Dostawcy usług hostingowych: Podmioty zapewniające przestrzeń serwerową dla aplikacji.
Operatorzy płatności elektronicznych: W celu bezpiecznego procesowania opłat subskrypcyjnych.
Biuro rachunkowe: W celu realizacji obowiązków księgowych Administratora.
Stripe Payments Europe, Ltd.: W celu obsługi płatności on-line oraz wystawiania faktur.
Resend Inc.: W celu automatycznej wysyłki wiadomości e-mail z kluczami licencyjnymi oraz powiadomieniami o statusie subskrypcji.
Google Cloud Poland Sp. z o.o. (Firebase): W celu bezpiecznego przechowywania danych o licencjach i obsługi funkcji systemowych.
Użytkownicy modułu Trust Hub: Dane firm (nazwa, NIP, notatki) wprowadzone do bazy Trust Hub są udostępniane innym użytkownikom w ramach tej samej licencji firmowej. Użytkownik wprowadzający dane przyjmuje odpowiedzialność za zgodność ich przetwarzania z przepisami RODO oraz za posiadanie stosownej podstawy prawnej. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za dane wprowadzone przez użytkowników do modułu Trust Hub.

Transfer Danych: W przypadku przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator zapewnia stosowanie odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przepisami RODO, w szczególności poprzez stosowanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

4. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Zgodnie z przepisami RODO, Użytkownikowi przysługuje prawo do:

Dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii.
Sprostowania (poprawiania) danych osobowych.
Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), o ile nie stoją temu na przeszkodzie obowiązki prawne Administratora (np. przepisy podatkowe).
Ograniczenia przetwarzania danych oraz wniesienia sprzeciwu.
Wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

5. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Dane osobowe przetwarzane w celu świadczenia usługi przechowywane są przez okres trwania subskrypcji i istnienia konta Użytkownika. Dane rozliczeniowe (faktury) przechowywane są przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, zgodnie z ustawą o rachunkowości.

PRIVACY POLICY OF THE EMAROX MAP SERVICE

The Polish version of this Privacy Policy is the legally binding document. This English translation is provided for informational and auxiliary purposes only.

1. DATA CONTROLLER

The controller of your personal data is:
EMAROX Edyta Rzeszucińska
ul. Józefa Czapskiego 16 lok. 1, 33-100 Tarnów, Poland
NIP (VAT ID): 7372011311
E-mail: info@emarox.com (hereinafter referred to as the "Controller").

2. SCOPE AND PURPOSE OF DATA PROCESSING

The Controller processes Users' personal data for the following purposes:

Provision of electronic services (Art. 6 sec. 1 lit. b GDPR): To create and maintain the User's account and provide access to the functionalities of the Emarox Map application (including route planning and cost estimation). Processed data include: e-mail address, login credentials, and route parameters.
Compliance with legal and tax obligations (Art. 6 sec. 1 lit. c GDPR): To issue VAT invoices and maintain accounting records. Processed data include: company name, registered office address, NIP number.
Legitimate interest of the Controller (Art. 6 sec. 1 lit. f GDPR): To protect the Service against abuse, establish and pursue potential civil claims, and provide technical support.
AI Scanner module operation (Art. 6 sec. 1 lit. b GDPR): To perform the automatic logistics data extraction function, the User may paste the content of an e-mail or transport order into the application. This content is transmitted to an external language model solely for the purpose of executing this function and is not permanently stored by the Controller. The User is responsible for not including personal data beyond the necessary minimum in the module.

3. DATA RECIPIENTS (DATA PROCESSORS)

Users' personal data may be entrusted to third parties only to the extent necessary to provide the service. These include:

Stadia Maps (Stadia, Inc.): External provider of map infrastructure. The User's browser establishes a direct connection with the provider's servers to download map tiles, which involves transmitting the IP address.
Hosting service providers: Entities providing server space for the application.
Electronic payment operators: For secure processing of subscription fees.
Accounting office: To fulfill the Controller's accounting obligations.
Stripe Payments Europe, Ltd.: For the processing of online payments and issuing invoices.
Resend Inc.: For the automated sending of e-mails containing license keys and subscription status notifications.
Google Cloud Poland Sp. z o.o. (Firebase): For the secure storage of license data and the handling of system functions.
Trust Hub module users: Company data (name, VAT ID, notes) entered into the Trust Hub database are shared with other users within the same company license. The user entering the data assumes responsibility for the lawfulness of their processing under GDPR and for having an appropriate legal basis for doing so. The Service Provider shall not be liable for the data entered by users into the Trust Hub module.

Data Transfer: In the event of transferring data outside the European Economic Area, the Controller ensures the application of appropriate safeguards required by GDPR regulations, in particular through the use of standard contractual clauses approved by the European Commission.

4. RIGHTS OF DATA SUBJECTS

In accordance with GDPR regulations, the User has the right to:

Access their data and receive a copy thereof.
Rectify (correct) personal data.
Delete data ("right to be forgotten"), provided that there are no legal obligations of the Controller preventing this (e.g., tax regulations).
Restrict data processing and object to processing.
Lodge a complaint with a supervisory authority (President of the Personal Data Protection Office).

5. DATA STORAGE PERIOD

Personal data processed for the purpose of providing the service are stored for the duration of the subscription and the existence of the User's account. Billing data (invoices) are stored for a period of 5 years, starting from the end of the calendar year in which the tax payment deadline expired, in accordance with the Accounting Act.

← Powrót do aplikacji