POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU EMAROX MAP

Data ostatniej aktualizacji: 27.10.2026

Dokumentem wiążącym prawnie jest wersja polska niniejszej Polityki Prywatności. Tłumaczenie na język angielski ma charakter wyłącznie pomocniczy i informacyjny.

1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Państwa danych osobowych jest:
EMAROX Edyta Rzeszucińska
ul. Józefa Czapskiego 16 lok. 1, 33-100 Tarnów
NIP: 7372011311
E-mail: info@emarox.com (zwany dalej „Administratorem”).

2. ZAKRES I CEL PRZETWARZANIA DANYCH

Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników w następujących celach:

Świadczenie usług drogą elektroniczną (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO): W celu utworzenia i obsługi konta Użytkownika oraz zapewnienia dostępu do funkcjonalności aplikacji Emarox Map (w tym planowania tras i estymacji kosztów). Przetwarzane dane to m.in.: adres e-mail, dane logowania oraz parametry tras.
Realizacja obowiązków prawnych i podatkowych (Art. 6 ust. 1 lit. c RODO): W celu wystawiania faktur oraz prowadzenia dokumentacji księgowej. Przetwarzane dane to m.in.: nazwa firmy, adres siedziby, numer NIP.
Prawnie uzasadniony interes Administratora (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO): W celu zabezpieczenia Serwisu przed nadużyciami, ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych oraz zapewnienia wsparcia technicznego.
Jednokrotny Okres Próbny (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO): Aby bezpłatny Okres Próbny przysługiwał tylko raz, przy jego rozpoczęciu Administrator zapisuje jednokierunkowy skrót (SHA-256) adresu e-mail konta oraz jednokierunkowy skrót numeru NIP (lub numeru VAT) firmy. Dane te służą wyłącznie sprawdzeniu, czy dany adres e-mail lub firma skorzystały już z Okresu Próbnego. Przy Okresach Próbnych rozpoczętych wcześniej przez operatora płatności zapisywany był także odcisk karty płatniczej udostępniany przez Stripe: identyfikator, który nie jest numerem karty i nie pozwala jej obciążyć. Nazwa firmy i numer NIP podane przy rozpoczęciu Okresu Próbnego są ponadto zapisywane przy licencji, aby Administrator mógł obsłużyć Okres Próbny.
Obsługa modułu AI Scanner (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO): W celu realizacji funkcji automatycznego wyodrębniania danych logistycznych, Użytkownik może wkleić do aplikacji treść wiadomości e-mail lub zlecenia transportowego, albo przesłać plik zlecenia (PDF, skan lub zdjęcie dokumentu). W Planerze załadunku 3D Użytkownik może w ten sam sposób przesłać dokument ładunkowy (np. listę pakunkową, dokument WZ, list przewozowy CMR, zamówienie lub zdjęcie etykiet), z którego model odczytuje jednostki ładunkowe, ich wymiary, wagi i zasady piętrowania; wynik jest pokazywany Użytkownikowi do sprawdzenia przed wstawieniem do planu i nie jest zapisywany na koncie. Treść ta oraz przesłane pliki są przekazywane do zewnętrznego modelu językowego wyłącznie w celu wykonania tej funkcji i nie są przez Administratora przechowywane w sposób trwały w związku z samym skanowaniem. Trwałe przechowywanie pliku następuje wyłącznie wtedy, gdy Użytkownik zdecyduje o zapisaniu go razem ze zleceniem w module EMAROX PROFIT (patrz niżej). Model językowy jest udostępniany w usłudze Google Cloud (Vertex AI) i przetwarzany w centrach danych na terenie Unii Europejskiej — szczegóły w punkcie 3. Zgodnie z zasadą minimalizacji danych Użytkownik nie powinien przekazywać do tego modułu danych osobowych ani informacji poufnych wykraczających poza niezbędne minimum.
Obsługa modułu EMAROX PROFIT (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO): Moduł służy do prowadzenia rejestru zleceń transportowych i analizy ich rentowności. W ramach modułu, w bazie danych Administratora przechowywane są trwale dane wprowadzone lub zatwierdzone przez Użytkownika, w szczególności:
- Zlecenia: nazwa klienta, numer zlecenia, miejsce załadunku i rozładunku wraz z przystankami, dystans, puste kilometry, czas trwania, data zlecenia, status, imię i nazwisko kierowcy, numer rejestracyjny pojazdu oraz dane finansowe (stawka, koszty paliwa, opłat drogowych, kierowcy i kosztów stałych, marża) wraz z zamrożoną kopią parametrów użytych do wyliczenia.
- Pliki zleceń: jeżeli Użytkownik tak zdecyduje przy zapisie — kopie dokumentów zlecenia (PDF, skan, zdjęcie) przechowywane w usłudze Firebase Storage.
- Katalog klientów: nazwa, NIP, adres e-mail, numer telefonu, notatki oraz termin płatności.
- Flota: numer rejestracyjny pojazdu i naczepy, opis, typ, zużycie paliwa, koszt stały na dobę oraz domyślna stawka dzienna kierowcy.
- Dane audytowe: identyfikator i adres e-mail użytkownika, który zapisał lub zmodyfikował dany rekord, oraz znaczniki czasu.
Dane te są widoczne dla wszystkich użytkowników działających w ramach tej samej licencji firmowej.
Analiza AI („ANALIZA”): wszystkie liczby analizy rentowności wylicza lokalnie przeglądarka Użytkownika z danych już pobranych do aplikacji. Dopiero gdy Użytkownik naciśnie przycisk „ANALIZA”, zestawienie wybranego okresu jest przekazywane do modelu językowego Gemini w usłudze Google Cloud (Vertex AI), który na jego podstawie pisze wnioski i rekomendacje. Zestawienie obejmuje wyłącznie dane zbiorcze: kwoty przychodu, kosztów i zysku, kilometry, marże, wyliczone przez aplikację problemy i zalecenia, a także tabele według klientów (nazwa klienta i jego wyniki), kierunków (kraj załadunku i rozładunku) oraz pojazdów (numer rejestracyjny i jego wyniki). Do modelu nie są przekazywane pojedyncze zlecenia, imiona i nazwiska kierowców, adresy, numery zleceń, dane kontaktowe klientów ani pliki zleceń. Odpowiedź modelu jest wyświetlana Użytkownikowi i nie jest zapisywana przez Administratora; Administrator zapisuje jedynie licznik wykonanych analiz potrzebny do dziennego limitu. Podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a funkcja uruchamia się wyłącznie na żądanie Użytkownika.
Obsługa modułu Tachograf (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO): W celu wygenerowania orientacyjnego harmonogramu jazdy, przerw i odpoczynków, moduł przetwarza dane podane przez Użytkownika dotyczące stanu kierowcy w chwili rozpoczęcia trasy (np. pozostały czas jazdy do przerwy, godzina ostatniego odpoczynku) oraz ewentualne ręczne korekty czasu poszczególnych postojów wprowadzone przez Użytkownika. Dane te są obecnie przetwarzane wyłącznie ad-hoc, w ramach bieżącej sesji przeglądarki, w celu wykonania obliczenia, i nie są przez Administratora przechowywane trwale ani zapisywane do konta Użytkownika.
Statystyki korzystania z Serwisu (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO): W celu rozliczania kosztów usług zewnętrznych (w szczególności modelu językowego AI), wykrywania nadużyć i nieprawidłowego działania, planowania przepustowości oraz rozwoju Serwisu, Administrator zapisuje po stronie serwera zbiorcze dzienne statystyki dla każdej licencji firmowej: liczbę uruchomień poszczególnych funkcji aplikacji (np. wyznaczenie trasy, otwarcie Planera załadunku 3D, Tachografu, modułu EMAROX PROFIT, zapis zlecenia), liczbę wywołań modułów AI wraz z liczbą zużytych tokenów modelu językowego, liczbę zapytań wysłanych do dostawcy map (Stadia Maps) według ich rodzaju (np. kafelki mapy, wyznaczenie trasy, wyszukanie adresu — bez treści tych zapytań), a także identyfikatory kont, które danego dnia korzystały z Serwisu. Statystyki nie obejmują treści wprowadzanych przez Użytkownika (adresów, treści zleceń, plików, danych klientów i kierowców) ani historii poszczególnych kliknięć. Zapis odbywa się na serwerze Administratora, bez użycia plików cookies i bez przekazywania danych podmiotom trzecim do celów analitycznych. Statystyki służą wyłącznie wewnętrznym potrzebom Administratora, w szczególności ocenie, które funkcje Serwisu są przydatne dla Użytkowników i co należy rozwijać lub poprawić. Administrator nie sprzedaje tych danych, nie udostępnia ich innym podmiotom i nie wykorzystuje ich do celów marketingowych ani reklamowych.

2A. DANE OSÓB TRZECICH WPROWADZANE PRZEZ UŻYTKOWNIKA (POWIERZENIE PRZETWARZANIA)

Korzystając z modułów EMAROX PROFIT, Trust Hub oraz AI Scanner, Użytkownik wprowadza do Serwisu dane dotyczące osób trzecich — w szczególności imiona i nazwiska kierowców, dane osób kontaktowych u klientów oraz treść dokumentów transportowych.

W zakresie tych danych administratorem pozostaje Użytkownik (przewoźnik lub spedytor), a Administrator Serwisu występuje wyłącznie jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO. Oznacza to, że:

Administrator przetwarza te dane wyłącznie w celu i zakresie niezbędnym do świadczenia usługi, na udokumentowane polecenie Użytkownika, którym jest samo korzystanie z funkcji Serwisu.
Administrator nie wykorzystuje tych danych do własnych celów, nie udostępnia ich innym Użytkownikom spoza licencji firmowej Użytkownika ani nie wykorzystuje ich do trenowania modeli sztucznej inteligencji.
Za posiadanie podstawy prawnej do przetwarzania tych danych, za realizację obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane dotyczą (w szczególności kierowców), oraz za adekwatność zakresu wprowadzanych danych odpowiada wyłącznie Użytkownik.
Użytkownik może w każdej chwili samodzielnie usunąć wprowadzone dane (zlecenie, klienta, pojazd) z poziomu aplikacji; usunięcie zlecenia powoduje również usunięcie powiązanych z nim plików.
Na żądanie Użytkownika Administrator zawiera odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Wniosek należy kierować na adres info@emarox.com.

3. ODBIORCY DANYCH (PODMIOTY PRZETWARZAJĄCE)

Dane osobowe Użytkowników mogą być powierzane podmiotom trzecim wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usługi. Należą do nich:

Stadia Maps (Stadia, Inc.): Zewnętrzny dostawca infrastruktury mapowej. Przeglądarka Użytkownika nawiązuje bezpośrednie połączenie z serwerami dostawcy w celu pobrania kafelków mapy, co wiąże się z transmisją adresu IP.
Cloudflare, Inc. (Cloudflare Pages) oraz GitHub, Inc. (GitHub Pages): Hosting danych o miejscach dla narzędzia „Na trasie” (stacje paliw, parkingi, MOP-y, hotele, myjnie, warsztaty). Przeglądarka Użytkownika pobiera z serwerów tych dostawców — w pierwszej kolejności z Cloudflare, a w razie jego niedostępności z GitHub — fragmenty danych dla obszaru mapy wzdłuż wyznaczonej trasy, co wiąże się z transmisją adresu IP oraz informacji, jakiego obszaru mapy dotyczy zapytanie. Do tych dostawców nie są przekazywane dane konta, adresy ani treść zleceń.
Google Maps: W karcie miejsca narzędzia „Na trasie” dostępny jest odnośnik „Otwórz w Google Maps”. Połączenie z Google następuje dopiero po jego kliknięciu przez Użytkownika i obejmuje wyłącznie współrzędne danego miejsca; dalsze przetwarzanie odbywa się na zasadach Google jako odrębnego administratora.
Dostawcy usług hostingowych: Podmioty zapewniające przestrzeń serwerową dla aplikacji.
Operatorzy płatności elektronicznych: W celu bezpiecznego procesowania opłat subskrypcyjnych.
Biuro rachunkowe: W celu realizacji obowiązków księgowych Administratora.
Stripe Payments Europe, Ltd.: W celu obsługi płatności on-line oraz wystawiania faktur.
Resend Inc.: W celu automatycznej wysyłki wiadomości e-mail z kluczami licencyjnymi oraz powiadomieniami o statusie subskrypcji.
Google Cloud Poland Sp. z o.o. (Firebase): W celu bezpiecznego przechowywania danych o licencjach, kont Użytkowników, rejestru zleceń modułu EMAROX PROFIT oraz plików zleceń (Firebase Storage), a także obsługi funkcji systemowych.
Google Cloud (Vertex AI, model Gemini): W celu obsługi modułu AI Scanner treść wklejona przez Użytkownika oraz przesłane pliki zlecenia, w celu odczytu dokumentów ładunkowych w Planerze załadunku 3D przesłane dokumenty, a w celu Analizy AI w module EMAROX PROFIT zbiorcze zestawienie okresu (opisane w punkcie 2) są przekazywane do modelu językowego Gemini w usłudze Google Cloud Vertex AI, przetwarzanego w centrach danych na terenie Unii Europejskiej. Zgodnie z warunkami Google Cloud treść ta nie jest wykorzystywana do trenowania modeli Google; dostawca może ją krótkotrwale przetwarzać w celu świadczenia usługi i zapobiegania nadużyciom.
Google Ireland Limited (Google Analytics): Za zgodą Użytkownika wyrażoną poprzez akceptację banera cookies, Administrator korzysta z narzędzia Google Analytics 4 w celu analizy statystyk odwiedzin Serwisu. Dane przekazywane Google mają charakter zanonimizowany i nie są wykorzystywane do identyfikacji konkretnego Użytkownika.
Użytkownicy modułu Trust Hub: Dane firm (nazwa, NIP, notatki) wprowadzone do bazy Trust Hub są udostępniane innym użytkownikom w ramach tej samej licencji firmowej. Użytkownik wprowadzający dane przyjmuje odpowiedzialność za zgodność ich przetwarzania z przepisami RODO oraz za posiadanie stosownej podstawy prawnej. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za dane wprowadzone przez użytkowników do modułu Trust Hub.

Transfer Danych: W przypadku przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator zapewnia stosowanie odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przepisami RODO, w szczególności poprzez stosowanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

4. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Zgodnie z przepisami RODO, Użytkownikowi przysługuje prawo do:

Dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii.
Sprostowania (poprawiania) danych osobowych.
Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), o ile nie stoją temu na przeszkodzie obowiązki prawne Administratora (np. przepisy podatkowe).
Ograniczenia przetwarzania danych oraz wniesienia sprzeciwu.
Przenoszenia danych, tj. otrzymania ich w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
Cofnięcia zgody w dowolnym momencie — w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (pliki cookies analityczne) — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej cofnięcia.
Wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia umowy i korzystania z Serwisu. Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

5. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Dane osobowe przetwarzane w celu świadczenia usługi przechowywane są przez okres trwania subskrypcji i istnienia konta Użytkownika. Dane rozliczeniowe (faktury) przechowywane są przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Znaczniki wykorzystanego Okresu Próbnego (skrót adresu e-mail, skrót numeru NIP oraz, przy wcześniejszych Okresach Próbnych, odcisk karty płatniczej, patrz punkt 2) przechowywane są przez 3 lata od rozpoczęcia Okresu Próbnego, po czym są automatycznie usuwane.

Statystyki korzystania z Serwisu (patrz punkt 2) przechowywane są przez 24 miesiące od dnia, którego dotyczą, po czym są automatycznie usuwane.

Dane wprowadzone przez Użytkownika (zlecenia i pliki zleceń w module EMAROX PROFIT, katalog klientów, flota, wpisy Trust Hub) przechowywane są do czasu ich usunięcia przez Użytkownika lub przez okres obowiązywania licencji firmowej. O okresie retencji tych danych decyduje Użytkownik jako ich administrator — Administrator Serwisu nie usuwa ich samodzielnie, dopóki dodatek EMAROX PROFIT działa.

Gdy dodatek EMAROX PROFIT się zakończy (wyłączenie, koniec okresu bezpłatnego) albo zakończy się cała subskrypcja, dane wprowadzone w module EMAROX PROFIT:

przez 30 dni są dostępne tylko do wglądu, a administrator firmy Użytkownika może pobrać je w całości (plik ZIP: zlecenia, klienci, pojazdy, kierowcy i pliki zleceń) — to jest zwrot danych w rozumieniu art. 28 ust. 3 lit. g RODO;
następnie przez 6 miesięcy są przechowywane w formie zablokowanej, aby Użytkownik mógł wrócić do usługi bez utraty danych;
po tym czasie są trwale usuwane automatycznie, razem z plikami zleceń. Co najmniej 30 dni przed usunięciem administrator firmy otrzymuje informację e-mailem.

Plik eksportu przygotowany do pobrania jest usuwany z serwera najpóźniej po 2 dniach.

PRIVACY POLICY OF THE EMAROX MAP SERVICE

Last updated: 27.10.2026

The Polish version of this Privacy Policy is the legally binding document. This English translation is provided for informational and auxiliary purposes only.

1. DATA CONTROLLER

The controller of your personal data is:
EMAROX Edyta Rzeszucińska
ul. Józefa Czapskiego 16 lok. 1, 33-100 Tarnów, Poland
NIP (VAT ID): 7372011311
E-mail: info@emarox.com (hereinafter referred to as the "Controller").

2. SCOPE AND PURPOSE OF DATA PROCESSING

The Controller processes Users' personal data for the following purposes:

Provision of electronic services (Art. 6 sec. 1 lit. b GDPR): To create and maintain the User's account and provide access to the functionalities of the Emarox Map application (including route planning and cost estimation). Processed data include: e-mail address, login credentials, and route parameters.
Compliance with legal and tax obligations (Art. 6 sec. 1 lit. c GDPR): To issue invoices and maintain accounting records. Processed data include: company name, registered office address, NIP number.
Legitimate interest of the Controller (Art. 6 sec. 1 lit. f GDPR): To protect the Service against abuse, establish and pursue potential civil claims, and provide technical support.
One-time Trial Period (Art. 6 sec. 1 lit. f GDPR): So that the free Trial Period is granted only once, when it starts the Controller stores a one-way hash (SHA-256) of the account's e-mail address and a one-way hash of the company's NIP (or VAT number). This data is used solely to check whether the e-mail address or the company has already had a Trial Period. For Trial Periods started earlier through the payment operator, the payment card fingerprint provided by Stripe was stored as well: an identifier that is not the card number and cannot be used to charge the card. The company name and NIP given when starting the Trial Period are also stored with the license, so the Controller can handle the Trial Period.
AI Scanner module operation (Art. 6 sec. 1 lit. b GDPR): To perform the automatic logistics data extraction function, the User may paste the content of an e-mail or transport order into the application, or upload an order file (PDF, scan or photograph of a document). In the 3D load planner the User may upload a loading document in the same way (e.g. a packing list, delivery note, CMR consignment note, order or a photo of labels), from which the model reads the loading units, their dimensions, weights and stacking rules; the result is shown to the User for checking before it is placed on the plan and is not saved to the account. This content and any uploaded files are transmitted to an external language model solely for the purpose of executing this function and are not permanently stored by the Controller in connection with the scan itself. A file is stored permanently only if the User chooses to save it together with the order in the EMAROX PROFIT module (see below). The language model is provided through Google Cloud (Vertex AI) and processed in data centres located in the European Union — see section 3. In line with data minimisation, the User should not submit personal data or confidential information beyond the necessary minimum to this module.
EMAROX PROFIT module operation (Art. 6 sec. 1 lit. b GDPR): The module maintains a register of transport orders and analyses their profitability. Within the module, data entered or confirmed by the User is stored permanently in the Controller's database, in particular:
- Orders: client name, order number, loading and unloading places including intermediate stops, distance, empty kilometres, duration, order date, status, the driver's first and last name, the vehicle registration number, and financial data (rate, fuel, toll, driver and fixed costs, margin) together with a frozen copy of the parameters used for the calculation.
- Order files: if the User so decides when saving — copies of order documents (PDF, scan, photograph) stored in the Firebase Storage service.
- Client directory: name, VAT ID, e-mail address, telephone number, notes and payment terms.
- Fleet: vehicle and trailer registration numbers, description, type, fuel consumption, fixed daily cost and the default daily driver rate.
- Audit data: the identifier and e-mail address of the user who saved or modified a given record, and timestamps.
This data is visible to all users operating under the same company licence.
AI analysis ("ANALIZA"): every figure of the profitability analysis is calculated locally in the User's browser from data already loaded into the application. Only when the User presses the "ANALIZA" button is a summary of the selected period transmitted to the Gemini language model in Google Cloud (Vertex AI), which writes conclusions and recommendations from it. The summary contains aggregate data only: revenue, cost and profit amounts, kilometres, margins, the problems and recommendations computed by the application, and tables by client (client name and its results), by lane (country of loading and unloading) and by vehicle (registration number and its results). Individual orders, drivers' names, addresses, order numbers, client contact details and order files are not transmitted to the model. The model's answer is shown to the User and is not stored by the Controller; the Controller only stores a count of analyses run, needed for the daily limit. The legal basis is performance of the contract (Art. 6 sec. 1 lit. b GDPR), and the function runs only at the User's request.
Tachograph module operation (Art. 6 sec. 1 lit. b GDPR): To generate an indicative driving, break, and rest schedule, the module processes data provided by the User regarding the driver's status at the start of the trip (e.g. remaining driving time before a break, time of the last rest) and any manual adjustments to individual pause durations entered by the User. This data is currently processed only ad-hoc, within the current browser session, for the purpose of performing the calculation, and is not permanently stored by the Controller or saved to the User's account.
Service usage statistics (Art. 6 sec. 1 lit. f GDPR): To account for the cost of external services (in particular the AI language model), detect abuse and malfunctions, plan capacity and develop the Service, the Controller records on its server aggregate daily statistics for each company licence: how many times individual application functions were used (e.g. calculating a route, opening the 3D load planner, the Tachograph, the EMAROX PROFIT module, saving an order), the number of AI module calls together with the number of language-model tokens used, the number of requests sent to the map provider (Stadia Maps) by kind (e.g. map tiles, route calculation, address search — without the content of those requests), and the identifiers of the accounts that used the Service on a given day. The statistics do not include content entered by the User (addresses, order contents, files, client or driver data) or a history of individual clicks. They are recorded on the Controller's server, without cookies and without passing data to third parties for analytics. The statistics serve solely the Controller's internal purposes, in particular judging which functions of the Service are useful to Users and what should be developed or improved. The Controller does not sell this data, does not share it with any other party and does not use it for marketing or advertising.

2A. THIRD-PARTY DATA ENTERED BY THE USER (ENTRUSTMENT OF PROCESSING)

When using the EMAROX PROFIT, Trust Hub and AI Scanner modules, the User enters data concerning third parties into the Service — in particular drivers' names, contact persons at clients, and the content of transport documents.

With respect to such data, the User remains the controller (the carrier or freight forwarder), and the Controller of the Service acts solely as a processor within the meaning of Art. 28 GDPR. This means that:

The Controller processes such data solely for the purpose and to the extent necessary to provide the service, on the documented instruction of the User, which is the use of the Service's functions itself.
The Controller does not use such data for its own purposes, does not disclose it to Users outside the User's company licence, and does not use it to train artificial intelligence models.
The User alone is responsible for having a legal basis to process such data, for fulfilling the information obligation towards the data subjects (in particular drivers), and for the adequacy of the scope of the data entered.
The User may delete the entered data (an order, a client, a vehicle) at any time from within the application; deleting an order also deletes the files associated with it.
At the User's request, the Controller enters into a separate data processing agreement. Requests should be sent to info@emarox.com.

3. DATA RECIPIENTS (DATA PROCESSORS)

Users' personal data may be entrusted to third parties only to the extent necessary to provide the service. These include:

Stadia Maps (Stadia, Inc.): External provider of map infrastructure. The User's browser establishes a direct connection with the provider's servers to download map tiles, which involves transmitting the IP address.
Cloudflare, Inc. (Cloudflare Pages) and GitHub, Inc. (GitHub Pages): Hosting of the place data for the “On route” tool (fuel stations, parking areas, service areas, hotels, washes, workshops). The User’s browser downloads from these providers’ servers — from Cloudflare first and, if it is unavailable, from GitHub — the parts of the data covering the map area along the planned route, which involves transmitting the IP address and the map area concerned. No account data, addresses or order contents are passed to these providers.
Google Maps: The place card of the “On route” tool offers an “Open in Google Maps” link. A connection to Google is made only when the User clicks it and covers only the coordinates of the place; further processing is governed by Google as a separate controller.
Hosting service providers: Entities providing server space for the application.
Electronic payment operators: For secure processing of subscription fees.
Accounting office: To fulfill the Controller's accounting obligations.
Stripe Payments Europe, Ltd.: For the processing of online payments and issuing invoices.
Resend Inc.: For the automated sending of e-mails containing license keys and subscription status notifications.
Google Cloud Poland Sp. z o.o. (Firebase): For the secure storage of license data, User accounts, the EMAROX PROFIT order register and order files (Firebase Storage), and the handling of system functions.
Google Cloud (Vertex AI, Gemini model): To operate the AI Scanner module, content pasted by the User and any uploaded order files; to read loading documents in the 3D load planner, the uploaded documents; and for the AI analysis in the EMAROX PROFIT module, the aggregate summary of the period (described in section 2) are transmitted to the Gemini language model in Google Cloud Vertex AI, processed in data centres located in the European Union. Under the Google Cloud terms this content is not used to train Google's models; the provider may process it briefly to provide the service and to prevent abuse.
Google Ireland Limited (Google Analytics): With the User's consent given by accepting the cookie banner, the Controller uses Google Analytics 4 to analyze the Service's visit statistics. Data transmitted to Google is anonymized and is not used to identify a specific User.
Trust Hub module users: Company data (name, VAT ID, notes) entered into the Trust Hub database are shared with other users within the same company license. The user entering the data assumes responsibility for the lawfulness of their processing under GDPR and for having an appropriate legal basis for doing so. The Service Provider shall not be liable for the data entered by users into the Trust Hub module.

Data Transfer: In the event of transferring data outside the European Economic Area, the Controller ensures the application of appropriate safeguards required by GDPR regulations, in particular through the use of standard contractual clauses approved by the European Commission.

4. RIGHTS OF DATA SUBJECTS

In accordance with GDPR regulations, the User has the right to:

Access their data and receive a copy thereof.
Rectify (correct) personal data.
Delete data ("right to be forgotten"), provided that there are no legal obligations of the Controller preventing this (e.g., tax regulations).
Restrict data processing and object to processing.
Data portability, i.e. receiving the data in a structured, machine-readable format.
Withdraw consent at any time, where processing is based on consent (analytics cookies), without affecting the lawfulness of processing before the withdrawal.
Lodge a complaint with a supervisory authority (President of the Personal Data Protection Office).

Providing the data is voluntary, but necessary to conclude the agreement and use the Service. The Controller does not make decisions about Users based solely on automated processing, including profiling.

5. DATA STORAGE PERIOD

Personal data processed for the purpose of providing the service are stored for the duration of the subscription and the existence of the User's account. Billing data (invoices) are stored for a period of 5 years, starting from the end of the calendar year in which the tax payment deadline expired, in accordance with the Accounting Act.

Used Trial Period markers (the e-mail hash, the NIP hash and, for earlier Trial Periods, the payment card fingerprint, see section 2) are stored for 3 years from the start of the Trial Period and are then deleted automatically.

Service usage statistics (see section 2) are stored for 24 months from the day they concern and are then deleted automatically.

Data entered by the User (orders and order files in the EMAROX PROFIT module, the client directory, the fleet, Trust Hub entries) is stored until deleted by the User or for the duration of the company licence. The retention period for such data is decided by the User as its controller — the Controller of the Service does not delete it on its own initiative while the EMAROX PROFIT add-on is active.

When the EMAROX PROFIT add-on ends (switched off, end of a free period) or the whole subscription ends, the data entered in the EMAROX PROFIT module:

is available read-only for 30 days, and the User's company administrator may download all of it (a ZIP file: orders, clients, vehicles, drivers and order files) — this is the return of data within the meaning of Art. 28(3)(g) GDPR;
is then kept locked for 6 months, so the User can return to the service without losing data;
is permanently deleted automatically after that, together with the order files. The company administrator is informed by e-mail at least 30 days before the deletion.

An export file prepared for download is deleted from the server within 2 days at the latest.